在上一篇「Regulatory Operations在忙什麼」介紹了我現在的工作內容以後，職場菜鳥觀察週記正式開張了！趁著我才onboard 滿90天不久、記憶猶新的時候，先來開啟Onboard系列的第一篇，提供即將初入職場（實習也適用喔）的人一些小建議。這些建議看似瑣碎但都是讓你順利onboard不可或缺的喔！
註：本篇談的是實習和entry-level工作。非entry-level、管理職的onboard那又是另外一個故事了。
Onboard前
在收到offer letter、簽名，一直到正式onboard的期間，除了為新生活開始準備、閱讀HR提供的公司福利簡介、或是安排個小旅行，你是否想過這段「最後的自由日子」裡也可以做一些讓未來主管更了解你、會幫你加分的事呢？
- Onboard前2–4週主動聯繫未來主管
雖然最終面試、談offer可能才幾個星期或一兩個月前，但你的未來主管很可能已經不那麼記得你的重要技能、經驗，而他又正在安排你的工作內容、預計要執行的專案。這時候你的一封email將會喚醒他的記憶、幫助他完善要給你的onboard計畫，同時也會看到你的積極主動。
在這封email裡，除了表示你很期待加入公司、團隊，你可以
- 簡述最近修了什麼課、完成了什麼專案
- 分享近期哪些成就和學習會對接下來的工作很有幫助
- 詢問是否有需要先準備、要先讀的
- 對於onboard有沒有任何要叮囑的
即使多數主管都會跟你說好好享受假期、不急、onboard當天再聊，這都是一個展現你主動積極與熱忱的機會，往往也可以從email互動中窺見未來主管的個性、風格。
2. Onboard前1天準備好一張about me slide + 30秒自我介紹
有的公司會在onboard當天舉辦一系列的歡迎活動、公司簡介會議讓你非常忙碌，但通常也會保留中午或是半天讓你有機會第一次見到更多同部門或是隔壁部門的同事。這時，你可能必須進行無數次的自我介紹。如果是非實體onboard或是有螢幕可以使用，善用活潑但又帶有關於你的重要介紹的投影片可以幫助同事記得你；如果只能進行口頭自我介紹，可以好好「設計」怎麼用30秒讓別人知道你的經歷又能夠記住你這個人。
About me slide裡面除了放名字、職稱、直屬主管是誰以外，你也可以簡介
- 學歷
- 過去工作、實習經歷
- 生活中的興趣愛好
- fun fact
搭配幾張能代表你的照片（和寵物、和家人的合照或是有關你興趣愛好的照片）更能夠開啟和同事之間的聊天話題喔！我自己就在fun fact的部分講了我很愛喝珍奶，於是同事們後來常找我這位珍奶國的子民詢問有沒有最推薦哪一間店、 公司附近有哪些珍奶店等我評論😂
Onboard當天
恭喜你終於正式上工了！
Onboard這天除了參與公司安排的歡迎活動、公司/部門簡介會議、和同事相見歡，更重要的是這將會是你第一次和主管正式談到未來工作期待、工作內容。因此以下幾件事是無論如何你在onboard當天或最晚第一週內一定要做的。
- 確保有一場30–60 分鐘和直屬主管的一對一會議（以下簡稱1:1)
多數公司會要求，主管也會主動安排這個1:1，若沒有，你可以主動跟主管提出。同時在這個1:1中向主管了解以下事項，因為這些資訊將會對你接下來的日常工作有重要影響：
- 溝通30–60–90 天目標
- 如果是hybrid職位，主管或部門對於每星期進公司幾天的要求
- 主管和部門內同事間偏好的溝通方式 (例如：重要事項用email、簡單小問題DM、需要討論的話直接發會議邀請，這部分除了直接問主管，接下來也可以花幾週慢慢觀察）
- 優先需要執行的工作、專案有哪些
- 未來工作上會密切合作的人、部門有哪些，能否提供名單安排簡單的互相認識1:1
- 和直屬主管安排固定頻率、時間的1:1
2.了解日常會需要使用的工具、軟體、硬體、會議室
除了在1:1中向主管了解工作的內容與期待以外，盡快獲得所有該有的權限、熟悉日常會需要用的軟硬體也是相當重要的。有些公司會另外安排onboarding buddy帶你逛辦公室、了解各部門和重要地點（餐廳、廁所、茶水間、文具間等等）所在位置、幫助你確定需要的軟硬體都可以使用，有些公司則是由直屬主管安排或講解。無論是哪一種模式，這些屬於日常工作都離不開的「必須品」都應該儘早熟悉。
3.設定email簽名檔案、線上會議虛擬背景、確定email與線上會議顯示名稱
雖然這些事看似微小，實際上對每天需要發很多email、參與很多線上會議的人非常重要！尤其email和線上會議顯示名稱更是對很多在美國另有慣用英文名字的人來說是個必要且要儘早處理的。
- email簽名檔：大部分公司都有統一模板可以使用，或可以參考主管、同事的來設定。一般來說會有姓名、職稱、所屬部門、電話和公司標誌。
- 線上會議虛擬背景：相信經過線上課程、線上面試等各種線上活動的洗禮大家應該都對虛擬背景不陌生了。同樣的，大部分公司都有統一模板可以使用，記得儘早去設定好。
- email與線上會議顯示名稱：許多公司預設用的是你的legal name，也就是你證件上的名字。如果你需要把名字換成preferred name，這通常需要透過HR和IT花幾天的時間幫你更新，並且要把之前的郵件整合到新的email下，因此建議大家第一天就著手處理。像我等了一週IT才更新好，期間同事和主管常常找不到我email是哪個😅
除了以上5件事，onboard前最重要的還真的是享受自由的日子，並且適時的做些準備、向主管展現積極主動的態度；onboard後其實最重要的就是觀察！很多細節、做事方法、部門文化、主管的領導風格都是需要時間細心觀察的。
下一篇我會更進一步分享30–60–90天目標和更多onboarding初期的心得。
